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冶金应用

备件库管理系统

  现代钢铁企业现代化程度逐渐提高,所需存储设备备件类物资品种数量也相应增加。随着钢铁企业生产规模的扩大及物流管理理念的发展,库存管理在企业生产经营活动中更加体现其重要性,直接牵动企业的经营效益。库存管理工作中重点就是库存控制管理,即对企业生产、经营全过程所需的各种物品及其他资源进行管理,使其储备保持在经济合理的水平上,使用控制库存的方法,力求尽可能降低库存水平、提高物流系统的效率,以提高企业的市场竞争力。
  一、 钢铁企业设备备件类物资库存管理现状分析
对于企业而言,设备备件管理是一个不易控制的问题,需管理的种类繁多,数量庞大,由于管理不规范,设备备件出入库数据缺乏准确的统计分析,常常导致采购与库存品种数量难以把握,从而造成库存积压,大量占用流动资金。出于确保生产需求编制采购计划,又往往带有盲目性,采购来的设备备件上机率低,资金周转缓慢,很多企业仓库中都积压了三年以上未用的备件,带来巨大的资源与资金浪费。
库存具有二重性,一方面它保障了正常生产活动的进行,另一方面又是生产的负担,这本身就构成了一对矛盾。确定一个合理、经济的库存量,是库存管理的一个重要课题。很多企业目前物资储备还沿用老的管理模式,“物资储备越多越保险”的观念占据库存管理的流地位。但是在市场经济条件下,库存物资的积压使企业承担了巨额的仓储及管理费用,容易造成物资的质量损失、老化、报废等问题,又会影响资金的时间价值和机会收益。这些问题的存在掩盖了企业生产、经营全过程的各种矛盾和问题,不利于企业提高管理水平。这些由管理方式的滞后所带来的弊病和漏洞,严重制约了库存管理效率的提高。 传统的观点认为,库存控制主要是针对仓库的物料进行盘点、接收、保管、发放,通过防雨、防锈、防老化等方法,达到使保实物库存保持状态的目的。其实这只是库存控制的责任之一,或者可以定义为实物库存控制。从广义的角度去理解,库存控制应该是为了通过管理的提高达到库存周转率最优化,从而实现在保证及时交货的前提下,尽可能降低库存水平,减少库存积压与报废的风险。从这个意义上讲,实物库存控制仅仅是整个库存控制的一个管理环节;从组织功能的角度来讲,实物库存控制主要是仓储管理部门的责任,而广义的库存控制管理则应该是由使用单位、采购部门、设备管理部门、仓储管理部门乃至整个公司共同的责任。
库存周转率的提高,单单靠所谓的实物库存控制是远远不够的,它应该是整个需求与供应链管理这个大流程流程的输出,而这个大流程除了包括仓储管理这个环节之外,更重要的部分还包括:生产计划与控制,需求计划与采购控制,库存信息与统计分析,以及物资配送与出库环节,是企业信息流与资金流的综合管理。也就是说,库存本身是贯穿于整个需求与供应管理流程的各个环节,要想达到库存控制的根本目的,就必须控制好各个环节上的计划库存,而不是仅仅管理好已供货的实物库存。如果仅仅通过仓储部门来组织库存管理工作是远不能适应库存控制要求的。从需求与供应链的管理流程分析,仓储管理是典型的执行部门,而库存的控制应该预防为主,执行部门是很难去“预防库存”的,只能被动的接受采购物资结构与数量。
  二、 产生设备备件类物资不合理库存的原因分析
根据对河北钢铁集团几个分公司的库存管理情况所作的调查和参考有关资料,发现目前设备备件类物资在库存管理方面普遍存在着如下问题:
  (一)企业不重视库存控制。相关岗位或部门库存管理与控制意识不强,不能对库存管理与控制重要性做出正确的认识。特别是那些效益比较好的企业,只要有钱赚,就很少有人去考虑库存周转的问题。库存控制被简单地理解为仓储管理,除非到了没钱花的时候,才可能有人去看库存问题,而看的结果也往往是很简单,采购买多了,或者是仓储部门的工作没有做好。
  (二) 需求计划不准确。“最大的节约在计划,最大的浪费也在计划”。设备备件类物资需求计划盲目性是造成库存积压的最主要原因。需求计划是企业进行采购工作和组织企业内部物资供应工作的依据。由于计划编制人员对设备备件的使用情况预测失误,没有固定的计划及补货周期,同时供应商良好合作的态势也让企业在备件采购上有一定的依赖性,这几方面的原因,常常产生计划量远远大于需求量的现象。物资计划编制是供应部门管理工作的基础。无论是供应部门还是各生产单位,在编制物资用料计划时经常遇到计划准确性差、变动较大、临时追加计划过多等问题,影响物资采购和供应的及时组织。
  (三) 供应商供货周期与数量的无序。很多企业对供应商供货周期与到货批次并没有进行控制,使用单位需求时间、供应商供货信息都不能进行沟通匹配。设备备件类物资具有时效性强的特点,简短的提前期、小且频繁的到货批量,可避免库存物资积压的产生,做到库存成本最小化。
(四) 库存信息不够准确、共享程度低及信息传递滞后。在库存管理中,要求需求预测、库存状态、生产计划等重要数据能够有效的、实时的、快速的响应生产组织的需求。由于企业信息化建设没有达到要求,当供应商需要了解用户的需求信息时常常得到的是延迟信息和不准确信息,致使企业利用这些信息制定物料需求计划的时间过长而造成误差以及企业对市场需求反应灵敏度的下降,造成企业必须维持一个较高的库存水平。
  (五)设备备件类物资标准化工作、利库工作未深入组织。由于设备备件类物资种类多、数量大,除少数专用备件除外,大部分工矿工艺件、二类机电件都可以实现通用代用或简单改造后使用,但实际情况却不能实现。一方面使用单位未对库存品种进行有效分析造成需求计划不合理,一方面供应商为了实现零部件的生产垄断不按标准进行生产,这都影响了企业合理利库工作的组织。
  (六)数据统计监控程序的不完善。钢铁企业由于设备备件与生产组织的关系复杂,产品随着市场需求日益多样化和个性化,产品更新换代的周期越来越短,使设备备件的消耗量与库存量也要及时调整,这就要求管理部门及时对需求计划与库存信息定期进行分析。
  三、 库存管理与控制的管理技术及方法
长期以来,钢铁企业为了更好的控制库存,一直致力于建立各种管理模型,希望能通过这些管理模型来解决库存问题,定量订货法与定期订货法作为两种经典库存控制方法备爱企业的推崇,但在实践中还是暴露出时效性差、不适应生产变化等诸多弊端,不能充分的达到企业库存控制的目标。
通过十多年的仓储管理经验及相关资料的收集整理,根据现阶段库存管理工作的存在的问题,提出以下自己对库存管理、库存控制理解与建议,从理论上通过这些管理技术及方法的应用,一定程度上可以解决库存管理方面的问题,但在实际操作中仍待进一步验证完善。
  (一)设备备件类物资零库存管理制度的推广。
所谓的“零库存”,是指物料在采购、生产、销售、配送等一个或几个经营环节中,不以仓库存储的形式存在,而均是处于周转的状态。它并不是指以仓库储存形式的某种或某些物品的储存数量真正为零,而是通过实施特定的库存控制策略,实现库存量的最小化。这样不但可以免去仓库存货的一系列问题,而且还有很多其他的优点。如仓库建设、管理费用,存货维护、保管、装卸、搬运等费用,存货占用流动资金及库存物的老化、损失、变质等问题。
目前河北钢铁集团各公司大部分采用的是委托保管方式零库存,就是指接受用户的委托,企业以代存代管所有权属于用户的物资,用户则按照一定的标准向受托方支付服务费,从而实现零库存。这种零库存形式优势在于:减去了仓库及库存管理的大量事务。但是,这种零库存方式主要是靠库存转移实现的,并不能使库存总量降低。由于零库存管理已经是一种成熟的管理技术,企业需要的只是零库存物资品种与范围的扩大,所以在这里也就不过多讨论了。
  (二)ABC重点控制法
ABC分类法,又称为重点管理法或ABC分析法。主要将货物分为A、B、C三类,A类是年度价值最高的库存,这些品种可能只占库存总数的15%,但用于它们的库存成本却占到总数的70~80%;B类是年度价值中等的库存,这些品种占用全部库存的30%左右,占总价值的15~25%;C类库存品种,它们只占全部年度价值的5%左右,但却占库存总数的55%左右。除价值指标外,企业还可以按照销售量、销售额、订货提前期、缺货成本等指标将库存进行分类管理。做为一种有效的库存控制技术钢铁企业应该大力推广,以期提高库存管理水平。
企业根据不同类别的设备备件类物资,从管理要点、订货方式、定额水平、检查方式、统计方法分类管理。A类设备备件类物资,是库存管理的重点,应严格清点,减少不必要的库存,库存可压缩到最低限度。B类设备备件类物资,可以应用存储理论进行合理的储备,采取定量订货的方式控制。C类设备备件类物资,可简化管理,因内一般采用集中订货方式,周围供货市场条件好的企业,可以用零库存或其它管理方式,采取只存备件供应信息,需要时再送货的储存模式,尽可能的节约备件资金占用。
  (三)建立库存预警机制
设备备件类物资建立预警机制必须是在ERP或其它管理系统界面上形成,组织在系统中定义物料预警规则,系统跟据预警规则进行预警。预警信息不必透过手工查询,系统自动提示。预警类别应包括物资有效期预警,超储预警、积压预警、最低库存预警。
  1.有效期预警:为了保证库存物资有效存贮状态,避免库存设备备件类物资在库存期间质量损失,系统在设备备件类物资的质保期时间前三个月报警,提醒在库存物资质及时使用;
  2.超储预警:根据五年内设备备件类物资平均月份出库使用量,如现有库存量高于平均使用量的六倍即视为超储物资,系统报警后要求使用单位对超储物资的产生原因进行分析,制定相应的使用计划,在系统中自动限制后续需求计划的形成。
  3.积压预警:库存设备备件类物资,如超过一年库存未发生出入库业务的物资定义为积压物资,由设备管理部门组织使用单位、采购部门、库管部门对造成积压现象的原因进行分析,确由需求计划编制不合理造成的积压,对需求计划的提出单位进行考核。
  4.最低库存预警:由设备管理部门在采购计划形成前,组织使用单位根据确定物资最低库存,当库存量低于预警线的物资,由系统自动申请采购计划。利用管理系统的开发与完善,达到库存预防管理的目的。
  (四)设备备件类物资有偿存贮制
通过建立严格的物资存储管理制度,充分利用经济杠杆控制合理的库存物资存储结构与数量,推行设备备件类物资有偿存储制度对物资仓储管理起到降低成本、纠正偏差的作用。
  1.相关概念
根据设备备件类物资库存比例、物资月平均使用量、出入库时间等指标,将出库物资划分为正常周转设备备件类物资、大库存设备备件类物资、积压设备备件类物资。
物资月平均使用量: 五年物资总出库量 / 60月;
物资库存比例 : 当前库存量 / 物资月平均使用量;
正常周转设备备件类物资:物资库存比例≤6,使用单位一年内曾出库领用的设备备件类物资;
大库存设备备件类物资:物资库存比例>6,使用单位一年内曾出库领用的设备备件类物资;
积压设备备件类物资:使用单位一年内未出库使用的库存设备备件类物资;
  2.方案内容
为了确保仓储物资正常周转,对物资储备量的合理性进行监督控制,以预防积压超储现象的发生,对出现超储、积压物资的使用单位收取仓储管理费。仓储管理费由物资出库手续办理时在管理系统中自动提取,用于支付仓储管理成本及对仓储基础设施的完善改造。
  3.仓储管理费提取标准
  (1)正常周转物资出库时不提取仓储管理费;
  (2)大库存设备备件类物资收费标准:
物资库存比例大于6的设备备件类物资出库时,按物资出库价值的千分之五收取仓储管理费;
物资库存比例大于12的设备备件类物资出库时,按物资出库价值的千分之八收取仓储管理费;
物流库存比例大于24的设备备件类物资出库时,按物资出库价值的百分之一收取仓储管理费;
  (3)积压设备备件类物资收费标准:
积压设备备件类物资按采购原值在使用时限内,按月进行折旧处理提取仓储管理费(仓储管理费=采购原值/使用时限)。折旧费用直接摊入使用单位成本,每月由物资使用单位向库管部门转帐作为仓储管理费。
超过使用时限未出库使用的积压设备备件,可继续利用的物资由库管部门按原值的50%盘盈入库。经设备管理部门确定的报废物资,物资原值折旧完毕后,由库管部门报相关管理部门进行报废处理。
  (五)设备备件类物资标准化转换
钢铁企业由于生产规模大自动化水平高,所需设备备件具有专业化、多样化的特点,生产组织中需要设备备件的品种数量都较其它行业多。有的进口设备图纸资料有的采用德文、荷兰文或英文,有的采用德国或美国标准,有些专业厂家生产的设备备件只有装配图而无零件图,有的甚至根本没有图纸,有的标准件不标准,同一种设备备件不统一等,这给库存管理及控制带来了一定的难度,为解决这些问题建议采取如下措施。
  1.统一图号编码。每一种设备备件都形成唯一的图号或编码,贯穿设备备件使用的一生,编码中要体现出专业类别、使用单位、所属设备、所属部位、备件序列等信息。
  2.坚持备件的标准化、通用化、系列化。最大限度的采用国家标准、部颁标准选用和设计制造备件,供应商所制造的设备备件应严格按相关标准进行标识编码,尽量减少备件的品种。根据备件的性能参数、质量标准、规格型号等制定扩大使用范围,能够在不同型号的设备上互换使用。对品种多规格复杂的备件,有计划有针对性选择简化合并,从而相对减少储备,加快备件周转降低储备资金。
  3、大量不同而相似的设备备件如天车的车轮、减速机、同步轴,辊道、液压缸、阀门等,通过修改设计,逐步互相靠拢,使备件统一、具备互换性;
  4.按相同的设计标准,将相同结构、相同功能、不同尺寸和技术参数的备件,如齿式联轴器、减速机、单传辊道等,按一定规律排列起来,构成一种备件系列;
  5.积极做好备件的国产化。进口设备备件多数应用国外标准,技术资料、图纸也都是外文的,且订购国外的备件价格贵、周期长、供应不便,因此应积极地做好外文图纸的翻译,备件的国产化设计、制造工作,并充分注意到标准、材料、加工工艺的变化,使备件满足原有的结构和技术性能。
  6.同行业企业设备备件类物资资源共享。钢铁行业主要工艺流程包括矿山、烧结、炼铁、炼钢、轧钢等,其很多设备备件都具有相似性,这就给设备备件类物资的资源共享提供了条件。如在河北钢铁集团几个分公司内部,虽然最终产品结构不一定相同,但还是有部分设备备件可以通用,一些采购价值高、使用频率小、生产周期长的设备备件可以联合采购,达到企业降低库存的目的。
  (六)修旧利废工作
  设备备件类物资修旧利废管理工作,主要是指旧备件的回收、修复等内容。通过回强设备备件修旧利废管理,可以充分利用修复件,以减少新品设备备件的购入,是达到减少设备备件采购费用和降低维修成本的有效措施之一,企业通过旧备件的回收、修复、入库制度,建立回收修复流程,来最大限度地节约设备备件资金和资源。
  1.积极采用新技术、新工艺、新材料,提高备件的寿命。如采用堆焊技术焊补修复磨损严重的轴;采用激光表面处理技术处理剪刃,做到多次重复利用;
  2.积极进行备件研制。对无图纸或图纸不清楚、不详细的备件,利用日常检修、大中修的时间进行测绘,研制备件,绘制图纸;
  3.通过奖励考核措施,加强备件修复利用。由于备件库存少,根据设备的运行,供应不及时而又急需的备件如电机、减速机、万向接轴等,积极采取焊补、修复、加工等措施重复利用,既保证了设备运行,又降低备件的消耗;
通过以上的讨论分析,我们对库存管理与控制有了一个比较肤浅的了解,但仅仅依靠这些理论层面上的概念与方法,真正在实践中完成库存管理与控制目标可能还远远不够。设备备件库存管理与控制是一个需不同岗位及管理部门共同努力才能实现的系统工程,涉及如设备管理、现场管理、采购管理、计划管理、仓储管理、成本管理等多方面的内容。一个成功的钢铁企业必须提高库存管理与控制水平,让企业把有限的精力和资源投入到最有价值和最能产生利润的方面,以同样的付出获取成倍的效果,全面提升企业市场竞争力。